1. Objetivo 

A Pitá & Porú estão comprometidas com os mais altos padrões de ética, transparência e responsabilidade em suas operações. Esta política reúne o Mecanismo de Denúncias e Reclamações da empresa e as garantias de Proteção a Denunciantes, descrevendo como qualquer parte interessada pode relatar preocupações ou irregularidades e quais processos e proteções a empresa assegura a quem o fizer. 

2. Âmbito 

Esta política aplica-se, com o mesmo padrão de acesso, processo e proteção, a: 

Partes interessadas internas: colaboradores, estagiários e prestadores de serviço contratados; 

Partes interessadas externas: clientes, fornecedores, parceiros e comunidade em geral relacionados às atividades da empresa. 

3. Mecanismo de Denúncias e Reclamações 

3.1 O que pode ser reportado 

• Condutas antiéticas (ex.: fraude, corrupção, suborno); 

• Impactos sociais ou ambientais negativos; 

• Violações de direitos humanos, assédio ou discriminação; 

• Condutas inseguras ou ilegais no ambiente de trabalho; 

• Descumprimento de políticas internas, do código de conduta ou de obrigações contratuais. 

São aceitas reclamações relacionadas a condutas, decisões ou impactos que possam representar violação de políticas internas, da legislação aplicável, de princípios éticos ou de compromissos assumidos pela empresa perante suas partes interessadas. 

Questões não relacionadas à conduta da empresa, ou assuntos internos de RH sem relevância para terceiros, podem não ser tratados por este processo e serão encaminhados ao canal mais adequado. 

Casos que envolvam risco iminente à integridade física, à segurança ou à saúde de qualquer pessoa são tratados com prioridade máxima: confirmação de recebimento em até 24 horas e, quando cabível, adoção imediata de medidas de proteção, antes mesmo da conclusão do processo regular descrito na Seção 4. 

3.2 Canais de Reclamação 

A Pitá & Porú disponibilizam os seguintes canais para que as partes interessadas possam apresentar reclamações, dúvidas éticas ou denúncias: 

• Formulário de reclamação disponível no site institucional da empresa; 

• Canal interno de e-mail dedicado (escuta.pita-poru@pita.arq.br), com acesso restrito à pessoa responsável. 

• Linha direta com o sócio-diretor para questões éticas e denúncias; 

• Reuniões mensais de equipe e caixa de sugestões física; 

• Canal de atendimento a clientes para reclamações relacionadas a projetos e serviços prestados; 

• Cláusulas contratuais com clientes e fornecedores prevendo mecanismos de resolução de litígios. 

Todos os canais permitem o reporte identificado ou, quando solicitado, o reporte confidencial/anônimo, resguardadas as limitações práticas de cada meio. 

Caso a preocupação envolva diretamente uma das pessoas responsáveis indicadas na Seção 4.2, a denúncia deve ser encaminhada aos Conselheiros da Pitá & Porú, que designarão um responsável alternativo, isento e não envolvido na situação relatada, para conduzir o caso. 

3.3 Como reportar

A mensagem de denúncia/reclamação deve ser apresentada através de formulário ou e-mail (escuta.pita-poru@pita.arq.br), com assunto “Confidencial – Denúncia/Reclamação”; 

O relato deve conter, sempre que possível, descrição da situação, data, local e eventuais evidências; 

Você pode optar por permanecer anônimo. Ao se tratar de colaboradores internos, recomenda-se utilizar a caixa de sugestão física disponível durante as reuniões mensais, uma vez que o formulário e o e-mail podem registrar dados de identificação; caso opte pelo e-mail, recomenda-se não incluir dados pessoais no corpo da mensagem. 

4. Processo de Tratamento 

4.1 Etapas e Prazos 

• Etapa 01 - Confirmação de recebimento – 3 dias úteis – A empresa confirma o recebimento da reclamação (quando não for anônima). Para questões internas e com identificação do reporter, o tempo de resposta será de até 48 horas com sugestões de horários para uma conversa presencial ou online, o que for mais conveniente; 

• Etapa 02 – Triagem Inicial – até 15 dias úteis - Avaliação da admissibilidade e definição do responsável pela análise; 

• Etapa 03 – Investigação – até 30 dias corridos - Apuração imparcial dos fatos, com atualizações periódicas ao reclamante. 

• Etapa 04 (final) – Resolução – Prazo de acordo com o grau de complexidade - Comunicação por escrito do desfecho ou, se a reclamação não for aceita, da justificativa correspondente. 

4.2 Responsabilidades 

Recebimento e triagem inicial (admissibilidade) 

Vera Helena Cacciacarro (Design Organizacional e Desenvolvimento de Pessoas). 

Apuração dos fatos (investigação) 

Conduzida por Antonio Mantovani Neto (Sócio-Diretor Executivo), com apoio de Vera Helena Cacciacarro (Design Organizacional e Desenvolvimento de Pessoas). Em casos que envolvam qualquer uma das pessoas listadas nesta seção, ou classificados como de alta sensibilidade, a apuração passa a ser conduzida obrigatoriamente por um Conselheiro da Pitá & Porú independente e não envolvido na situação relatada. 

Comunicação com o reclamante 

Antonio Mantovani Neto (Sócio-Diretor Executivo), ou o Conselheiro designado nos casos de apuração independente indicados acima. 

Guarda de registros e confidencialidade 

Wânia Teixeira Renesto (Gerente Administrativo-Financeira). 

4.3 Medidas em relação a terceiros 

Caso a investigação identifique conduta antiética ou ilegal por parte de um terceiro (cliente, fornecedor, prestador de serviço ou parceiro), a Pitá & Porú poderão encerrar 

o contrato ou a relação comercial, reportar o caso às autoridades competentes, quando aplicável, e vetar futuras colaborações. 

4.4 Gestão de consequências internas 

A Pitá & Porú têm como objetivo identificar e combater qualquer tipo de discriminação, assédio ou preconceito no ambiente de trabalho. 

Cada situação será cuidadosamente avaliada, caso a caso, e medidas apropriadas - desde uma orientação direta até o desligamento - serão tomadas para garantir um ambiente de trabalho respeitoso, seguro e inclusivo para todas as pessoas. 

Nossa postura é inegociável: Tolerância ZERO a qualquer forma de preconceito, discriminação ou assédio. Isso inclui manifestações baseadas em raça, cor, religião, gênero, identidade de gênero, orientação sexual, nacionalidade, idade, deficiência, estado civil ou qualquer outra característica protegida por lei. Todas as pessoas têm o direito fundamental de trabalhar em um ambiente seguro, respeitoso e verdadeiramente inclusivo. 

4.5 Como a resolução é conduzida 

A resolução de uma denúncia ou reclamação poderá envolver, conforme a natureza do caso: diálogo direto entre as partes; mediação conduzida pela pessoa responsável pela apuração; ajustes em processos internos da empresa; medidas corretivas ou disciplinares aplicáveis à pessoa envolvida; ou, quando aplicável, encaminhamento a órgãos externos competentes. O método adotado é comunicado ao reclamante junto com o desfecho do caso, conforme a Seção 6. 

4.6 Recurso e revisão do desfecho 

Caso o reclamante (quando identificado) discorde do desfecho comunicado, poderá solicitar, em até 10 dias corridos após o recebimento da decisão, a revisão do caso. A revisão é conduzida por um Conselheiro que não tenha participado da apuração original, com resposta final em até 15 dias corridos. 

5. Proteção a Denunciantes 

5.1 Proteção contra retaliação 

A Pitá & Porú proíbem expressamente qualquer forma de retaliação contra quem reporta uma preocupação de boa-fé, independentemente do resultado da apuração. Retaliação inclui, entre outros: demissão ou rebaixamento; assédio ou intimidação; encerramento de contrato; recusa de trabalhos ou negócios futuros. 

Reportes feitos de má-fé, com conhecimento da falsidade das informações, não são protegidos por esta política. 

5.2 Consequências em caso de retaliação 

Colaboradores, estagiários e prestadores de serviço internos 

Medidas disciplinares proporcionais, podendo incluir advertência, suspensão ou rescisão do contrato de trabalho/prestação de serviço. 

Clientes, fornecedores e parceiros 

Revisão da relação comercial, podendo incluir notificação formal, suspensão ou encerramento do contrato ou parceria. 

Sócios e liderança da empresa 

Apuração pelo órgão máximo de governança, com aplicação das sanções cabíveis, sem exceções hierárquicas. 

5.3 Confidencialidade e anonimato 

Quem denuncia pode optar pelo anonimato, omitindo dados pessoais no formulário, e-mail ou outro canal; 

Todos os relatos são tratados com sigilo estrito; a identidade só é revelada com consentimento ou por exigência legal; 

O acesso aos detalhes da denúncia é restrito às pessoas diretamente envolvidas na apuração; 

Nos casos que envolvam partes interessadas em situação de maior vulnerabilidade, a empresa poderá recorrer a apoio ou avaliação de terceiros independentes para dimensionar riscos e definir medidas de proteção adequadas; 

• As pessoas responsáveis por receber, apurar ou comunicar denúncias recebem orientação e capacitação sobre o tratamento confidencial e ético dos casos, incluindo os princípios desta política; 

• Qualquer pessoa que violar a confidencialidade de um processo de denúncia está sujeita a medidas disciplinares, conforme a gravidade da violação; 

• O tratamento de dados pessoais no âmbito desta política observa a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018 – LGPD), sendo os dados utilizados exclusivamente para os fins de apuração e resposta à denúncia/reclamação; 

• Os registros de denúncias e reclamações são mantidos por até 5 anos, resguardada a confidencialidade das partes, ou por prazo superior quando exigido por lei. 

6. Comunicação e Atualizações 

Quem denuncia (quando não for anônimo) recebe atualizações regulares sobre o andamento do caso. Ao final do processo, é compartilhado um resumo das conclusões e das medidas adotadas ou, caso a denúncia não seja investigada, uma justificativa por escrito. 

7. Publicidade da Política 

Esta política está disponível através do site https://www.pita.arq.br/ e em seu Perfil Público de Empresa B, podendo também ser referenciada em contratos, materiais de on-boarding e acordos com fornecedores. 

8. Revisão 

Esta política será revisada anualmente, ou sempre que houver mudanças legais, regulatórias ou organizacionais relevantes. 

ANEXO I - FLUXO DO CANAL DE RECLAMAÇÕES E DENÚNCIAS